Incasso van onbetaalde facturen

By 13 oktober 2016 Nieuws No Comments

Niets is zo vervelend als rekeningen die onbetaald blijven, ook nadat er al diverse verzoeken en aanmaningen om tot betaling over te gaan zijn verzonden aan de debiteur. Hoe komt u als ondernemer zo snel mogelijk tot incasso van uw factuur? Onderstaand stappenplan biedt u een helpende hand.

  1. Ken uw handelspartner

    Ten eerste is van belang te weten met wie u zaken doet oftewel wie is uw debiteur? Is dit een onderneming, is het dan een eenmanszaak, vennootschap onder firma, maatschap of een BV of NV of andere rechtspersoon? Wie voert er de directie en is dit ook uw contactpersoon? Raadpleeg in dit verband het Handelsregister, liefst bij iedere nieuwe klant of opdrachtgever, maar in ieder geval bij twijfel. Als uw contactpersoon niet reageert op uw betaalverzoeken, richt u dan tot de directie zoals vermeld in het uittreksel van het Handelsregister.

  2.  

  3. Factureer tijdig

    Het spreekwoord ‘boter bij de vis’ geldt hier als geen ander. De debiteur zal makkelijker betalen kort na levering van de dienst of het product of de verrichte werkzaamheden, zeker als deze tevreden is over het geleverde. Ploft de rekening eerst maanden later op de deurmat, dan zal deze sneller als een onaangename verrassing achteraf komen en mogelijk op meer weerstand stuiten.

  4.  

  5. Hanteer een duidelijke betaaltermijn en kom direct in actie bij overschrijding

    Zorg voor vermelding van een duidelijke betaaltermijn / uiterste betaaldatum op de factuur, dus niet slechts een vermelding in de algemene voorwaarden. Wordt die termijn overschreden, kom dan ook direct in actie en wacht niet.

  6.  

  7. Achterhaal waarom de factuur niet wordt betaald

    Een vriendelijke e-mail of telefoontje waarin de factuur onder de aandacht wordt gebracht na overschrijding van de betaaltermijn doet wonderen. Vraag daarbij wat de reden is dat nog niet is betaald en biedt een oplossing. Is de klant ontevreden over product, dienst of verrichte werkzaamheden en is dit terecht, los dit dan zo spoedig mogelijk op. Kán de klant niet betalen, omdat hij de middelen op dat moment niet heeft, vraag dan in ieder geval vast een deelbetaling en maak concrete afspraken over betaling van het restant. Bevestig betalingstoezeggingen steeds schriftelijk of per e-mail of liever nog, laat de klant die bevestigen.

  8.  

  9. Ingebrekestelling

    Wordt er vervolgens nog niet betaald, dan is het zaak een schriftelijke ingebrekestelling te sturen. Dit is een brief waarin een duidelijke termijn wordt gesteld om de factuur alsnog te betalen. Stel die termijn op 14 dagen en geef aan dat bij niet tijdige betaling tevens aanspraak wordt gemaakt op buitengerechtelijke incassokosten. Om bewijstechnische redenen is het zaak deze brief aangetekend te versturen of anders ten minste per e-mail én gewone post. Stuur bij voorkeur geen standaard geautomatiseerde brief, die belandt makkelijk in de prullenbak of onderop een stapel. Besteed in plaats daarvan enige aandacht aan de brief en maak deze persoonlijk.

  10.  

  11. De hardnekkige debiteur

    Wordt de factuur ook dan nog niet betaald, bel dan en vraag of de brief goed is ontvangen en waarom nog niet is betaald.  Een persoonlijk bezoek als u in de buurt bent, kan ook uitkomst bieden. Brieven en e-mails zijn vaak makkelijk te negeren maar face to face is het voor de meeste debiteuren toch moeilijker te verantwoorden waarom men niet betaalt. Laat u daarbij niet aan het lijntje houden. Ook hier geldt ‘boter bij de vis’, ofwel ten minste eerst een deelbetaling ofwel een harde schriftelijke betaaltoezegging met een duidelijke deadline.

  12.  

  13. Gerechtelijke incasso

    Blijft betaling ook dan nog uit, dan rest de weg van de gerechtelijke incasso. Aanmaning op aanmaning versturen, zoals deurwaarders vaak plegen te doen, heeft weinig zin en betekent in de meeste gevallen slechts tijdverlies en een groter risico dat helemaal geen betaling meer volgt. Eén duidelijke en concrete ingebrekestelling volstaat daarbij volgens de wet. Inventariseer de kosten en het risico op onmogelijkheid van verhaal (bijv. omdat een faillissement van de debiteur dreigt) in overleg met uw gemachtigde alvorens u gaat procederen. Uiteraard komt ook de commerciële relatie met de klant daarbij aan de orde. Die kan op het spel komen te staan door een procedure. Maar dan nog geldt in de regel: beter geen klant dan een niet betalende klant. De tijd en kosten die u heeft geïnvesteerd in de niet betalende klant had u immers beter kunnen besteden aan een wel betalende klant of aan acquisitie.

Advocatenkantoor De Bruyn is specialist in het incasseren van onbetaalde facturen en aangesloten bij de Vereniging van Incasso- en Proces-Advocaten (VIA) en kan u waar nodig zowel in als buiten rechte bijstaan bij uw incasso’s

Snel en adequaat in raad en daad! Neem contact op